Zásady zpracování
osobních údajů

CO UPRAVUJÍ TYTO ZÁSADY?

1. Tyto zásady zpracování osobních údajů upravují nakládání s osobnímu údaji ze strany společnosti Luxent Design Concierge s.r.o., IČ: 04384342, se sídlem Pařížská 205/23, Josefov, 110 00 Praha 1 (dále jen „správce“), která provozuje webovou stránku a platformu www.luxentdesign.cz (dále jen „webová stránka“ a „platforma“).

2. Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, například jméno, bydliště, e-mail či IP adresa (dále jen „osobní údaje“).

3. Tyto zásady jsou vydávány k naplnění povinností správce informovat subjekty údajů zejména dle čl. 13 a čl. 14 nařízení GDPR, jakož i dle zákona.

4. Termíny užité v těchto zásadách (správce, zpracovatel, příjemce, subjekt údajů atd.) odpovídají terminologii použité v české verzi nařízení GDPR, příp. zákona.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE SPRÁVCE ZPRACOVÁVÁ?

1. Subjektem údajů jsou návštěvníci webových stránek správce, budoucí, současní i bývalí klienti správce, kteří si prostřednictvím platformy objednali jeden z nabízených balíčků služeb, které jsou blíže specifikovány v čl. 2 Všeobecných obchodních podmínek správce nebo kteří se správcem uzavřeli písemnou smlouvu o poskytování služeb (dále jen „klient“). Subjektem údajů jsou dále obchodní partneři správce, jedná-li se o fyzické osoby – podnikatele, kteří uzavřeli se správcem smlouvu o poskytování služeb (dále jen „partner“ společně s klienty dále též jen „subjekt údajů“).

2. Správce zpracovává osobní údaje, které mu subjekty údajů poskytnou v souvislosti s využíváním jeho služeb nebo za účelem navázání obchodního vztahu, případně v souvislosti s uzavřením smlouvy se správcem.

3. Správce zpracovává osobní údaje subjektu údajů na základě těchto právních titulů:

a. na základě souhlasu klienta (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR);

b. na základě smluvního vztahu s klientem či partnerem (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR);

c. na základě plnění zákonných povinností správce zejména vůči orgánům finanční správy (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR);

d. k ochraně oprávněných zájmů správce uzavřít smluvní vztah pouze s klientem, u něhož je minimální riziko neplnění jeho závazků vůči správci (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

e. k ochraně oprávněných zájmů správce uzavřít smluvní vztah pouze s partnerem, u něhož je minimální riziko neplnění jeho závazků vůči správci či klientům správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).

4. Správce zpravidla zpracovává níže uvedené osobní údaje, přičemž jejich rozsah a povaha záleží na povaze vzájemného vztahu, objednané službě a dále na informacích, které mu subjekt údajů sám poskytne.

5. Na základě souhlasu klienta správce zpracovává tyto osobní údaje klienta: e-mailovou adresu, a to pro účely zasílání obchodních sdělení, nabídek svých služeb atp. Souhlas se zpracováním těchto údajů pro tyto účely může klient kdykoliv odvolat.

6. Na základě smluvního vztahu s klientem správce zpracovává tyto osobní údaje klienta: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, adresu pobytu, event. fakturační, číslo účtu, a to za účelem

a. navázání smluvního vztahu s klientem,

b. plnění závazků ze smlouvy s klientem,

c. komunikace s klientem ve věcech smluvních, vyřizování reklamací klienta a blížícího se ukončení služby atp.

7. Na základě smluvního vztahu s partnerem správce zpracovává tyto osobní údaje partnera: jméno a příjmení, IČ, DIČ, adresu sídla, event. fakturační adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo, číslo účtu, odkaz na webovou stránku a sociální sítě. Dále bude správce na základě smluvního vztahu zpracovávat tyto osobní údaje osob, které jsou zaměstnanci partnera: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, pracovní pozici, přičemž partner zajistí souhlas dotčených osob a bude je řádně a jasně informovat o předání jejich osobních údajů správci, a to vše za účelem

a. navázání smluvního vztahu s partnerem,

b. plnění závazků ze smlouvy s partnerem,

c. komunikace s partnerem ve věcech smluvních, v záležitostech týkajících se klienta správce, atp.

8. Na základě plnění zákonných povinností správce zpracovává tyto osobní údaje: e-mailová adresa, jméno, IČ, DIČ, zejména za účelem plnění povinností vůči orgánům finanční správy a dle zákona o účetnictví.

9. Údaje o platební kartě klienta správce nezpracovává. Údaje o platební kartě klient zadává přímo do platební brány společnosti Comgate a.s., IČ: 27924505, která je smluvním partnerem správce. Předávání údajů smluvnímu partnerovi se řídí zásadami zpracování osobních údajů smluvního partnera Comgate a.s., které jsou dostupné zde.

JE POSKYTNUTÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ POVINNÉ? JAKÉ ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPRÁVCE VYUŽÍVÁ?

1. Osobní údaje jsou poskytovány správci dobrovolně. Má-li subjekt údajů zájem o využívání služeb správce či o uzavření smlouvy se správcem, je předání některých osobních údajů nezbytné. V případě odmítnutí předat určité osobní údaje, nebude možné smlouvu uzavřít a služby správce využívat.

2. Naprostou většinu osobních údajů správci sděluje sám subjekt údajů. Správce má ovšem právo získat a zpracovávat osobní údaje subjektu údajů také z veřejně dostupných zdrojů a databází, zejména za účelem ochrany oprávněných zájmů správce.

JAK DLOUHO OSOBNÍ ÚDAJE SPRÁVCE ZPRACOVÁVÁ?

1. Osobní údaje klientů správce zpracovává po dobu 5 let od udělení souhlasu, nebo po dobu 5 let od ukončení poskytování služeb klientům, podle toho, která z možností nastane později.

2. Osobní údaje partnerů správce zpracovává po dobu po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu.

3. Osobní údaje klientů zpracovávané na základě poskytnutého souhlasu zpracovává správce po dobu trvání souhlasu, nejdéle po dobu stanovenou pro konkrétní účel zpracování daného osobního údaje.

4. Osobní údaje klientů či partnerů nezbytné pro účely řádného vedení účetnictví a pro účely plnění daňových povinností správce zpracovává správce po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, pokud tato doba přesáhne dobu uvedenou výše v odst. 1 až 3.

5. Osobní údaje klientů či partnerů zpracovávané na základě smluvního vztahu bude správce zpracovávat nejdéle po dobu nezbytnou k ochraně právního nároků správce, pokud tato doba přesáhne dobu uvedenou výše v odst. 1 až 3.

PŘEDÁVÁ SPRÁVCE VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE DÁL?

1. Správce zpracovává všechny osobní údaje svých klientů a partnerů sám nebo prostřednictvím zpracovatele, výlučně pro svojí vlastní potřebu. K předávání osobních údajů klientů může dojít pouze v případě plnění zákonné povinnosti, např. vůči finanční správě, orgánům činných v trestním řízení atp. Správce je oprávněn pověřit zpracováním osobních údajů subjektu údajů zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky nařízení GDPR a zákona a aby byla zjištěna ochrana práv subjektu údajů.

2. Výjimkou je, pokud klient poskytl souhlas s předáním svých osobních údajů partnerovi či jiným obchodním partnerům správce, jejichž služby či zboží má klient zájem si objednat.

3. Partner udělil správci souhlas se zveřejněním svých osobních údajů – jméno, sídlo, IČ, e-mailová adresa, telefonní číslo, odkaz na webovou stránku či sociální sítě, příp. zajistil udělení souhlasu se zveřejněním osobních údajů svých zaměstnanců (jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, pracovní pozici), a to pro účely prezentace na webových stránkách správce a platformě.

4. Jelikož správce poskytuje služby v online prostředí, kde často dochází k přenosu dat po celém světě, je možné, že v rámci poskytování služeb nebo v rámci smluvního vztahu budou osobní údaje subjektu údajů předány do tzv. třetích zemí mimo Evropskou unii. Dojde-li k takové situace správce předává osobní údaje subjektu údajů pouze za předpokladu, že Evropská komise vydala rozhodnutí o odpovídající ochraně osobních údajů, příjemce osobních údajů je vázán standardními smluvními doložkami EU o ochraně osobních údajů nebo za předpokladu, že příjemce poskytl jiné vhodné záruky ochrany osobních údajů.

JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?

1. Právem klienta či partnera je požádat správce o informace, jaké osobní údaje a v jakém rozsahu a pro jaký účel je zpracovává, jakož i o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů klienta či partnera. Tyto informace správce poskytne zdarma ve lhůtě nejpozději 30 dnů, v mimořádných situacích pak nejpozději ve lhůtě 90 dnů. O prodloužení lhůty v mimořádných případech bude klient, resp. partner, včas informován. Pokud bude klient či partner požadovat sdělení informací, které o něm správce eviduje, může správce přiměřeným způsobem ověřovat, zda je žadatel skutečně osoba, o kterém se osobní údaje zpracovávají, tj. klientem či partnerem. Právem správce je však zamítnout požadavky na informace, které jsou bezdůvodné, či se nepřiměřeně opakují, případně jejich získání vyžaduje nepřiměřené úsilí, nebo by byly obtížně získatelné (typicky ze záložních systémů, archiválií apod.).

2. Klient či partner má právo na opravu osobních údajů, které o něm správce eviduje.

3. Klient či partner má právo na výmaz osobních údajů, které o něm správce eviduje, a to za podmínek stanovených v čl. 17 nařízení GDPR.

4. Pokud někdy klient či partner udělil správci souhlas se zpracováním svých osobních údajů, má právo jej kdykoli odvolat. Správce má povinnost údaje, které zpracovává výhradně na základě souhlasu, vymazat. Právo na výmaz se nevztahuje na údaje zpracovávané v rámci povinnosti plnění právních povinností či oprávněných zájmů správce, nebo údaje nezbytné pro plnění smluvních závazků.

5. Klient či partner má právo vznést námitku či podat stížnost, jak je blíže upraveno v sekci Námitky a stížnosti.

6. Klient má právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, za podmínek dle čl. 20 nařízení GDPR, mj. v případě, že správce zpracovává jeho osobní údaje na základě souhlasu klienta (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR) a zpracování provádí automatizovaně.

7. Pokud jsou některá data uchovávána v záložních systémech, které automatizovaně zajišťují odolnost všech systémů správce a plní funkci ochrany ztráty dat pro případy havárií, není v silách správce vymazat tyto data i ze záložních systémů a nezřídka to není ani technicky proveditelné. Nicméně tyto data nejsou dále nijak aktivně zpracovávána a nebudou sloužit k dalším účelům zpracování.

NÁŠ WEB A COOKIES

1. Webové stránky správce (www.luxentdesign.cz) a platforma uchovávají následující informace: IP Adresa, otevíraná stránka webu, kód odpovědi http, identifikace prohlížeče a operačního systému, rozlišení monitoru. Tyto informace správce zpracovává pro optimalizaci webových stránek ke zvýšení uživatelského komfortu po dobu jednoho měsíce a pro účely právní ochrany a oprávněných zájmů. Tato data jsou dále uchovávána v souvislosti s uděleným souhlasem ke zpracování osobních údajů prostřednictvím webových stránek, a to po dobu trvání souhlasu čistě za účelem právní ochrany správce, přičemž nejsou nijak dále zpracovávána.

2. Webové stránky správce informují uživatele, že správce využívá technologie ke shromažďování a ukládání informací pomocí souborů cookie do zařízení uživatele. Soubory cookie jsou malé textové soubory, které správce nikam neodesílá, ani je nijak nezpracovává. Soubory cookie neshromažďují žádné osobní údaje, bez těchto souborů však nelze zajistit plnohodnotnou funkčnost webových stránek, platformy a uživatelský komfort.

NÁMITKY A STÍŽNOSTI

1. Klient či partner mají právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jich týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR. V takovém případě správce postupuje dle čl. 20 nařízení GDPR.

2. Pokud se klient či partner domnívají, že jeho osobní údaje správce nezpracovává v souladu s platnou legislativou České republiky a Evropské Unie, má právo vznést námitku a správce je povinen prověřit oprávněnost námitky.

3. Právem klienta či partnera je obrátit se také se stížností proti zpracovávaným osobním údajům, které o něm správce zpracovává na příslušný dozorový úřad na ochranu osobních údajů na adrese: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webová stránka: uoou.gov.cz.

KONTAKTNÍ ÚDAJE

1. Subjekty údajů se mohou obrátit pro další informace o zpracování osobních údajů, ve všech věcech souvisejících se zpracováním osobních údajů, jakož i se svými dotazy na ochranu osobních údajů na správce na e-mailu: info@luxentdesign.cz nebo na kontaktních údajích správce uvedených shora.